T.C. Balıkesir Valiliği Ticaret İl Müdürlüğü’nün yazıları ile; Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Kooperatifçilik Genel Müdürlüğü’nün 27.02.2015 tarih ve 6267327 sayılı talimatları gereğince “Kooperatifi Bilgi Sistemi (Koop-Bis)” ne geçilmiştir. Tüm uyarılara rağmen bazı kooperatiflerin sisteme giriş yapmadıkları tespit edilmiştir.

Söz konusu proje gereği kooperatif sorumlularının yükümlülüklerini belirten hususlarla ilgili usul ve esasları aşağıda sunulmuştur.

KOOPERATİF SORUMLULULARININ YÜKÜMLÜLÜKLERİ

1.       Kooperatif portalına http://koopbis.gtb.gov.tr web adresi üzerinden veya e-devlet üzerinden Gümrük ve Ticaret Bakanlığı e-hizmet menüsü linkinden e-devlet oturumunu açılarak giriş yapılacaktır.

2.       Bir kooperatife ortak olduğu halde sistemde ortağı olduğu kooperatifin bölümüne erişemeyen kişi kooperatif yetkilileriyle iletişime geçerek kendisinin ortak olarak sisteme eklenmesini talep etmelidir. Talep üzerine dahi kooperatife ortak olarak eklenmeyen kişi olası hak kayıplarının önüne geçmek için hukuki yollara başvurmalıdır.

3.       Bir kooperatifin yönetim kurulu üyesi olduğu halde sistem tarafından ilgili kooperatif verilerine erişim yetkisi sağlanmayan kişi Ticaret İl Müdürlüklerine, yönetim ve denetim kurullarının tescil evraklarıda dahil durumunu gösterir belgelerle müracaat ederek ilgili kooperatifin yönetim veya denetim kurulu üyesi olarak kendini tanımlatmalıdır.

4.       Kooperatife genel müdür veya Koop-Bis vekili/yetkilisi atanması durumunda yönetim kurulu üyelerinden biri, durumu gösterir belgelerle Ticaret İl Müdürlüğüne müracaat ederek ilgili kooperatif genel müdürünün veya Koop-Bis vekilinin sisteme tanıtılması, bu görevden ayrılma halinde de görevden çıkarılması sağlanmalıdır.

5.       Kooperatif yetkilileri ortaklarını eksiksiz bir şekilde sisteme eklemelidir. Sistemde var olan entegrasyon sayesinde T.C. Kimlik numarası ve doğrulama bilgisinin girilmesiyle ortağa ilişkin birçok bilgi otomatik olarak çekileceğinden bu işlem kolaylıkla yapılabilecektir.

Kooperatif portalına kaydedilecek hususlar şunlardır.

a.       Ortaklıktan çıkarılması henüz kesinleşmeyen kişilere ilişkin olarak yönetim kurulunun çıkartma kararının tarih ve numarası, çıkarılmaya ilişkin ihtarnamelerin tarih ve numarası, genel kurula ve mahkemeye itiraz edilip edilmediği,

b.      Ortaklığın devri halinde devre ilişkin yönetim kurulu kararının tarih ve numarası,

c.       Ortağın ölümü durumunda yerine bildirilen kişinin adı ve soyadı ile kimlik bilgileri,

d.      Ortağın mesleği vb. unsurlar,

6.       Kooperatif ortaklığına giriş ve çıkışa ilişkin olarak yapılan her türlü işlem (ortaklığa giriş, ortaklığın devri, ortağın ölümü, çıkma, çıkarılma, tüzel kişi ortağı temsil eden kişilerde değişiklik olması vb. durumlarda) konuyla ilgili olarak yönetim kurulu kararının alınmasının ardından yedi gün içinde elektronik ortamda Kooperatif Bilgi Sistemine de işlenecektir.

7.       Kooperatif ve üst kuruluşlarının genel kurul toplantıları öncesinde hazırlamak zorunda oldukları hazirun listelerinin Kooperatif Bilgi Sisteminde kayıtlı ortak listeleri ile uygunluk içinde bulunması sağlanmalıdır. Bu hususlar kooperatif yönetim kurulunun sorumluluğu altındadır.

NOT: KOOP-BİS sisteminde teknik bilgi yardımı Ticaret Servisi Personellerimizden Hakan TOSUN ve Mert ÇELİKEL tarafından verilecek olup İrtibat No. 0.266 249 03 41 Dahili kodu 112 den bizzat ulaşabileceklerdir.

Sisteme Giriş Adresi: https://koopbis.gtb.gov.tr/Vatandas

Kooperatif Yönetim Kurulunda Başkan adına PTT’den alınacak e-devlet şifresi ya da elektronik imza ile sistemi bizzat kullanabileceklerdir.